Systemeinstellungen – Übersicht und Bedienung
In den Systemeinstellungen verwalten Sie die gebuchten Pakete und Formulare Ihrer Gemeinde, Benutzerzuordnungen und Zugriffsrechte sowie Angaben zur Abrechnung. Für berechtigte Administratoren stehen zusätzlich Funktionen zur zentralen Verwaltung von Paketen, Formularangeboten und Rechnungserstellern zur Verfügung.
Welche Bereiche Sie sehen und bearbeiten können, hängt von Ihren Berechtigungen ab. Einzelne Funktionen können ausgeblendet oder nur zur Ansicht freigegeben sein.
Orientierung auf der Seite
Öffnen Sie im Hauptmenü Systemeinstellungen. Unter der Überschrift finden Sie die Reiter für die einzelnen Aufgabenbereiche. Wählen Sie einen Reiter und öffnen Sie bei Bedarf den gewünschten aufklappbaren Abschnitt.
Das Fragezeichen oben rechts öffnet die zugehörige BookStack-Hilfe in einem neuen Tab.
Achten Sie bei gemeindebezogenen Änderungen auf die ausgewählte Gemeinde. In administrativen Bereichen kann eine eigene Gemeindeauswahl vorhanden sein. Verwenden Sie zum Übernehmen Ihrer Änderungen die Speicherfunktion des jeweiligen Bereichs.
Pakete verwalten
Hier sehen Sie verfügbare Pakete und die bereits für Ihre Gemeinde gebuchten Pakete. Die Übersichten enthalten unter anderem Paketname, Beschreibung, Preis, Währung und Buchungsstatus. Bei bestehenden Buchungen werden außerdem Buchungsdatum, Aktivierungszeitraum und Angaben zur automatischen Verlängerung angezeigt.
Über Paket buchen können Sie ein verfügbares Angebot auswählen. Prüfen Sie zuvor die angezeigten Preise und Konditionen. Je nach Paket und Buchungsstatus stehen bei bestehenden Buchungen die Aktionen Paket kündigen, Automatische Verlängerung beenden oder Beendigung zurücknehmen zur Verfügung. Das tatsächliche Ende richtet sich nach den hinterlegten Konditionen.
Unter Historie / Verlauf können Sie Änderungen an Paketbuchungen nachvollziehen. Der Bereich Abrechnungs- und Steuerkonfiguration enthält unter anderem Rechnungsempfänger, Rechnungs-E-Mail, Anschrift, Steuerangaben, Währung und Zahlungsziel. Änderungen übernehmen Sie mit Abrechnungsdaten speichern.
Sofern für Sie freigegeben, können Sie unter Formularpakete – enthaltene Formulare die Formularzuordnung eines Pakets bearbeiten.
Paketadministration
Dieser Bereich dient der zentralen Paketverwaltung durch Systemadministratoren. Unter Globale Paketdefinitionen werden Angebote mit Namen, Beschreibung, Veröffentlichungsstatus, Buchbarkeit, Preisen und Vertragsbedingungen gepflegt. Dazu gehören auch Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsmöglichkeiten.
Weitere Abschnitte ermöglichen die Zuordnung enthaltener Formulare, die Beschreibung der Leistungen sowie die Verknüpfung mit technischen Funktionen. Über Gemeindezuordnung und Sonderkonditionen können Pakete Gemeinden zugewiesen und zeitlich begrenzte abweichende Konditionen hinterlegt werden. Die Paketverfügbarkeit legt fest, welchen Gemeinden ein Angebot zur Verfügung steht.
Formulare verwalten
Dieser Reiter enthält die verfügbaren Formulare, meine gebuchten Formulare sowie die Historie / den Buchungsverlauf.
Wählen Sie ein verfügbares Formular aus und verwenden Sie die angebotene Aktion Formular buchen. Prüfen Sie zuvor die angezeigten Buchungsbedingungen. Bestehende Buchungen und deren Status finden Sie in der Übersicht Ihrer gebuchten Formulare; vergangene Vorgänge lassen sich im Buchungsverlauf nachvollziehen.
Die weitere gemeindespezifische Einrichtung und Nutzung abonnierter Formulare wird in der Hilfe zu Abonnierte Formulare beschrieben. Je nach Berechtigung können in diesem Reiter zusätzlich administrative Abschnitte erscheinen.
Formularadministration
Hier pflegen berechtigte Administratoren die Regeln für das Formularangebot. Dazu zählen Formularbuchungsdefinitionen, Gemeindezuweisungen und laufende Buchungen, Verfügbarkeitsregeln und gemeindespezifische Sonderkonditionen.
Über die Verfügbarkeitsregeln lässt sich ein Angebot für Gemeinden, Landkreise oder Regionen eingrenzen. Diese Regeln werden berücksichtigt, wenn die jeweilige Definition auf Eingeschränkt nach Regeln eingestellt ist.
Sonderkonditionen können beispielsweise abweichende Preise oder Laufzeiten für eine Gemeinde enthalten. Beachten Sie dabei den Gültigkeitszeitraum. Bei laufenden Buchungen kann je nach Berechtigung die Aktion Buchung sofort beenden verfügbar sein.
Berechtigungen verwalten
In diesem Bereich verwalten Sie Benutzergruppen, ordnen Benutzern Rollen und Gruppen zu und legen Zugriffsrechte fest. Die systemweit vorgegebenen Rollen können hier angezeigt werden.
Wählen Sie unter Berechtigungen bearbeiten für, ob Sie eine Benutzergruppe oder einen einzelnen Benutzer bearbeiten möchten. Wählen Sie anschließend die betreffende Gruppe oder Person aus. Die Berechtigungsmatrix zeigt die Rechte für Bereiche, Seiten und Komponenten sowie das wirksame Recht unter Effektiv.
Die angebotenen Einstellungen unterscheiden zwischen Nicht sichtbar, Nur sichtbar und Bearbeitbar. Keine Abweichung bedeutet, dass keine eigene abweichende Einstellung festgelegt wird. Individuelle Benutzerrechte überschreiben Rollen- und Gruppenrechte.
Die Berechtigungsübersicht fasst konfigurierte Gruppenrechte und Individualrechte zusammen. Kontrollieren Sie nach einer Änderung das effektive Recht für den betroffenen Benutzer.
Berechtigungsadministration
Der Reiter ist im aktuellen Stand vorhanden, enthält jedoch noch keine eigenen Bedienelemente. Verwenden Sie für die verfügbare Rechteverwaltung den Reiter Berechtigungen verwalten.
Rechnungsersteller
Hier werden die Organisationen gepflegt, die Rechnungen ausstellen. Zu den Angaben gehören Firmenname, Anschrift, Steuerdaten, Kontaktdaten und Bankverbindung. Zusätzlich lassen sich beispielsweise Logo, Zahlungsziel, Zahlungshinweise, Rechnungs-Fußtext und ein Präfix für Rechnungsnummern hinterlegen.
Die Anzeige Rechnungsbereit und der zugehörige Prüfhinweis helfen dabei, fehlende Angaben zu erkennen. Über Aktiv wird der Status eines Rechnungserstellers festgelegt.
Als Ausgabeformat ist PDF aufgeführt. XRechnung und ZUGFeRD sind in der aktuellen Oberfläche ausdrücklich als vorbereitet gekennzeichnet.
In der Buchungs- und Rechnungshistorie wählen Sie eine Gemeinde aus und können Vorgänge nach Bereich und Datum eingrenzen. Die Übersicht enthält unter anderem Leistung, Aktion, Referenz sowie Netto- und Bruttobeträge.